Newsletter
3 największe wyzwania we wdrożeniu systemu ERP ERP

3 największe wyzwania we wdrożeniu systemu ERP

Nie jestem oryginalna pisząc artykuł o wyzwaniach we wdrożeniu systemu ERP. Zakładam, że każdy kto szuka systemu ERP sporo się już na ten temat naczytał. Przecież w internecie jest mnóstwo publikacji w stylu: „sukces we wdrożeniu ERP”, „uniknij błędów we wdrożeniu ERP”, „co zrobić, aby wdrożenie systemu ERP się udało”, itp. Po przeczytaniu kilkunastu różnych publikacji… pojawia się iście sokratejska myśl: „wiem, że nic nie wiem” … albo iście faustowskie stwierdzenie: „i tyle przyniósł mi ten trud, że jestem mądry jak i wprzód”.

3 największe wyzwania we wdrożeniu systemu ERP – z obserwacji:

1. Planowanie i organizacja własnych działań.
2. Priorytety wdrożeniowe i zasoby do ich realizacji.
3. Poznanie możliwości systemu ERP (tych „na już” i tych „na przyszłość”).

Wyzwań jest zazwyczaj więcej, ale przeanalizujmy te wymienione.

 

Planowanie i organizacja własnych działań…

…oczywiście w związku z wdrożeniem systemu ERP. Zadanie wymagające, rozpoczynające się od stawiania sobie pytań i udzielania szczerych odpowiedzi (jak naprawdę u nas jest? jak powinno być, a nie jest?). Możliwe pytania:

  • Gdzie jesteśmy jako firma (na jakim etapie rozwoju)?
  • Gdzie chcemy być i jaka w tym będzie rola systemu?
  • Co koniecznie wymaga zmiany i dlaczego?
  • Jakich efektów spodziewamy się wdrażając system?
  • Jak to zrobimy i kim?
  • Od czego zaczniemy wdrożenie i dlaczego?
  • Kiedy warto zacząć wdrażać?
  • Jak będziemy mierzyć efekty wdrożenia?
  • Ile czasu możemy na to przeznaczyć całościowo i w kontekście poszczególnych obszarów?
  • Gdzie na pewno będziemy mieć problemy przy wdrożeniu? Dlaczego?
  • Kto odpowiada za całość projektu, a kto za poszczególne obszary?
  • Jak się zorganizować, aby wykonywać codzienne obowiązki oraz obowiązki związane z wdrażaniem nowego systemu?
  • Jak przekonamy pracowników do zaangażowania się we wdrożenie systemu?
  • …itp.

Odpowiedzi na te pytania, to często już propozycje rozwiązań bądź sugestie możliwych rozwiązań.

Wdrożenie systemu ERP jest jedną z najlepszych okazji do spotkań przedstawicieli różnych działów i omawiania zagadnień problemowych oraz szukania sposobów na to jak się zorganizować, aby zapewnić ciągłość codziennej pracy, a zarazem mieć czas na wprowadzanie nowości.

 

Priorytety wdrożeniowe i zasoby do ich realizacji

Warto opracować „checklistę” obszarów, które jako pierwsze będą wdrażały nowy system, z określeniem w jakim zakresie. Oraz zasoby, które to zrealizują, czyli: Kto? Jakie zadania? W jakim terminie? Jakie wsparcie zapewnimy?

Taki harmonogram można przygotować we współpracy z dostawcą systemu ERP. Zostanie on umieszczony w dokumencie analizy przedwdrożeniowej, w którym doprecyzowane są kwestie wdrożenia systemu.

Nie powinno się określać priorytetów i zasobów na zasadzie: „Zacznijmy od Pana X lub Pani Y, a potem po kolei będziemy mówić co dalej”…

 

Poznanie możliwości systemu ERP

Różne źródła podają, że użytkownicy często NIE ZNAJĄ/NIE WYKORZYSTUJĄ/NIE ROZUMIEJĄ nawet połowy funkcjonalności systemu ERP.

System ERP to rozbudowane oprogramowanie, podzielone na moduły. Każdy moduł to kolejny funkcjonalnie rozbudowany obszar (finanse, produkcja, magazyn, itp.)… więc trudno się dziwić takiej sytuacji. Ale, sytuacja ta nie wynika tylko z „wielkości” systemu, ale także z faktu, że zdarzają się firmy, które faktycznie nie interesują się tym, do czego jeszcze przydałby im system ERP.

Część funkcjonalności wdrożonego systemu ERP będzie wykorzystana do rejestracji i przetwarzania danych (w jednej firmie przyda się 30% możliwości, w innej 70%), a część nie (ale nie da się tych nie używanych „wyciąć” z systemu jeśli stanowią jego integralną część). Dlatego warto rozmawiać z dostawcą systemu o planach dalszego rozwoju/zastosowania systemu w firmie.

Ponadto, warto zapisać się na newsletter dostawcy, w którym informuje o nowościach w systemie lub informuje o warsztatach i konferencjach programowych, gdzie będzie prezentowane to co system potrafi. Można również zapoznać się z case studies, które dostawcy często publikują na stronach i zobaczyć z jakich funkcjonalności skorzystały inne firmy, a my o tym nie wiedzieliśmy. Jest kilka sposobów, aby tą wiedzę o systemie nieco zgłębić.