Newsletter
Bezpieczeństwo wyboru systemu ERP

Bezpieczeństwo wyboru systemu ERP

Poszukiwanie i zakup systemu ERP to inwestycja, którą trudno porównać z budową nowej hali produkcyjnej czy modernizacją gniazd lub linii. Nie jest to jak zakup nowej maszyny, którą wszyscy od razu widzą czy nowy budynek, który może zrobić wrażenie. Dla takich inwestycji postęp w realizacji widoczny jest „gołym okiem”. W przypadku systemu ERP na pierwszy rzut oka nie widać, że inwestycja miała miejsce. System jest zainstalowany na komputerach użytkowników, którzy coś tam na nim robią… więc jak ocenić czy inwestycja była udana, czy dobrze zrobiliśmy?

Ocenić to mogą pracownicy i zarządzający, jeśli nowy system pozytywnie wpłynie na poprawę zarządzania i organizacji pracy. Również klienci, jeśli odczują poprawę komunikacji i skrócenie czasu realizacji zamówień. A także dostawcy, jeśli zauważą poprawę warunków współpracy, sprawniejszą wymianę dokumentów i lepszy przepływ informacji.

W przypadku zakupu systemu ERP, obecnie częściej niż kiedyś, pojawiają się pytania o bezpieczeństwo wyboru. Dlaczego tak jest? System ERP traktowany jest w kategoriach projektu, a nie programu do zainstalowania i używania.

A jeśli już mówimy o czymś „projekt”, to wiadomo, że przez pewien czas trzeba się będzie w niego mocno zaangażować, podejmować decyzje o zmianach dotychczasowego sposobu działania w firmie (skutki mogą być różne) i przekonywać ludzi nieprzekonanych (trochę własnej energii się na to zużyje). Każdy kto będzie go realizował, chce mieć pewność, że to o co „walczy” jest tego warte. Przyszły użytkownik chce mieć gwarancję, że dobrze zrobił angażując się w ten, a nie inny system. Chce mieć tą gwarancję od dostawcy systemu ERP. Czy może taką jednostronną gwarancję otrzymać? Nie sądzę.

Dostawca w procesie wyboru pokaże wszystko na co go stać w danym projekcie. Zaprezentuje, że oferowane narzędzie działa tak jak mówi i przedstawi dowody gdzie i jak ono funkcjonuje w rzeczywistości firmy produkcyjnej czy handlowo-usługowej. Ale to wybierający musi ocenić świadomie i odpowiedzialnie, jak to przystaje do realiów jego działania i do wizji rozwoju firmy. Wybierający musi sam stworzyć wewnętrznie warunki do tego, aby móc sobie powiedzieć na zakończenie projektu, że: „zdefiniowaliśmy nasze oczekiwania i możliwości dla każdego etapu inwestycji w system ERP i wszystko sprawdzaliśmy na bieżąco, dlatego nam się udało”.

To kwestia podejścia do działania i zaangażowania w nie, stanowi fundament przyszłego sukcesu dla takiego projektu jak wdrożenie systemu ERP. Żaden olimpijczyk nie zdobył złotego medalu, bez wcześniejszego przygotowania formy. Żadna firma nie będzie mogła się cieszyć jak należy z możliwości swojego systemu ERP, jeśli nie wypracuje wewnętrznie „formy” pod to działanie.

Bezpieczeństwo wyboru ERP to kwestia zależna od wybierającego i wybieranego – współzależna. Ale dla każdego w innym zakresie.

Krótko o tym na co warto zwrócić uwagę…

 

Na własne możliwości

Każdy zespół osób, który będzie poszukiwał systemu ERP musi na początek zdefiniować swoje oczekiwania, cele, kryteria wyboru, budżet, czas, zasoby do projektu. Czy ma na to czas czy nie – po prostu musi skupić się na tym działaniu.

Dopiero tak przygotowany zespół może dokonać selekcji ofert dostępnych na rynku. Zbyt mało uwagi poświęconej na to działanie, przekłada się później na jakość spotkań w sprawie systemu z dostawcami. Brak przygotowania skutkuje tym, że strona poszukująca ma jeden wniosek: „mieliśmy inne wyobrażenie”. Gdy pomimo braku przygotowania, jednak coś wybieramy i przechodzimy dalej do etapu wdrożenia… – to zaczynamy zauważać w końcu zauważać, że brak „formy” zaczyna definiować brak sukcesu.

Na dostawcę systemu

Wybór systemu ERP równa się wybór partnera, z którym będziemy w tym zakresie współpracować. Producent czy dostawca/dystrybutor oprogramowania? Ile lat na rynku? Jakie osiągnięcia? Na co stawia? Czym się kieruje w działaniu? Ile ma specjalistów (chociaż to jakość zwykle w tym przypadku wpływa na sukces, a nie ilość)? …Można przyszłemu partnerowi otwarcie zadać różne pytania. To przecież naturalne, że każdego partnera się sprawdza J

Godny uwagi jest taki partner, który potrafi opowiedzieć o swoich sukcesach i przyczynach porażek. I te drugie nie powinny obniżać jego ratingu u odbiorcy. Sukcesami należy się tylko chwalić, a na błędach koniecznie uczyć.

Różne badania pokazują, że przyczyn niezadowolenia z systemu ERP są setki – to coś w stylu: „co człowiek, to opinia”. Każdego dostawcę dotknęła przynajmniej jedna z nich.

Na to co już jest, a co da się zrobić…

Czyli funkcjonalność systemu ERP. Temat rzeka, na powieść w trzech tomach J Warto podczas spotkań z dostawcami oglądać system „na żywo”. Tym samym przyszły użytkownik zobaczy z ilu funkcji już może skorzystać, jak wygląda interfejs, itp. Zobaczy też, że pewnych funkcji nie ma i trzeba je będzie dodać specjalnie dla użytkownika. Nie ma systemów, w których są wszystkie funkcje jakie chcemy – jest to co można uczynić dobrym standardem. Ale zawsze można system ERP rozszerzyć o nowe funkcje niestandardowe, a oczekiwane przez klienta.

Im więcej funkcjonalności jest w systemie tym teoretycznie lepiej? Na początku przyszli użytkownicy chcą rejestrować wszystko i mieć do tego jak najwięcej funkcji. Dopiero z czasem, gdy muszą to co wprowadzili przetworzyć – zaczynają się zastanawiać co warto wiedzieć, a co jest po prostu działaniem nadmiarowym (marnotrawstwem czasu na biurokrację). Wtedy sprowadzają rejestrację danych w systemie ERP do tego co jest rzeczywiście najbardziej istotne do prowadzenia ich biznesu.

Wnioski

Na każdym etapie naszych poszukiwań powinniśmy działać świadomie i mieć przemyślane to co chcemy osiągnąć i przede wszystkim wiedzieć jakie zasoby możemy na to przeznaczyć (ludzie, pieniądze, czas). Zawsze otwarcie rozmawiać o tych możliwościach ze swoim przyszłym partnerem od systemu ERP. To co nie zostanie powiedziane przy stole konferencyjnym, zawsze wyjdzie w procesie wdrożenia. Im więcej wiemy na starcie inwestycji, tym bliżej udanego finiszu jesteśmy. Im więcej wiemy na starcie, tym spokojniej (bezpieczniej) czujemy się w stosunku do swojego wyboru.